A GIRONDE KFT ÉRDEKMÉRLEGELÉSI TESZJE A MUNKAVÁLLALÓK EMAIL CÍME ÉS TELEFONSZÁMA JOGSZERŰ HASZNÁLATÁHOZ
A GIRONDE Kft. (továbbiakban: Társaság/Adatkezelő) az alábbiakban részletesen felsorolt jogos gazdasági érdekei miatt kezeli a munkaviszony létesítése és fenntartása során a munkavállalók e-mail címét és telefonszámát, amely adatkezelésről a munkavállalókat az „Adatvédelmi tájékoztató munkavállalók részére” (továbbiakban: Szabályzat) megnevezésű okiratban és a Társaság Adatkezelési és Adatvédelmi Szabályzatában is tájékoztatja.
I. A Társaság, mint adatkezelő jogos gazdasági érdekei/az adatkezelés céljai, az érintett természetes személyek és adatok köre
Az Adatkezelőnek jogos gazdasági érdeke fűződik a munkavállalók email címének és vezetékes, vagy mobil telefonszámának a kezeléséhez, legyen szó akár a gyártásban, termelésben, akár az irodai feladatok ellátásában részt vevő, vagy egyéb pl. gépkocsi vezetői, vagy portaszolgálati, takarítási teendőket, feladatokat ellátó munkavállalóról. Az email cím és a telefonszám biztosítja a lehető leggyorsabb kapcsolatfelvételt a Társaság és a munkavállaló között amennyiben pl. munkaszervezési szempontok, váratlan megbetegedés vagy egyéb ok miatti munkakiesés, helyettesítés, műszakváltás, műszakcsere, túlóra vállalás stb. céljából a munkavállaló azonnali értesítése válik szükségessé.
Ezen felül az üzleti partnerekkel történő folyamatos kapcsolattartás, a termékáramlás biztosítása, a szerződések megkötése, teljesítése, a szerződések megkötését követően a Ptk. 6:62 §-ában rögzített együttműködési és tájékoztatási kötelezettség betartása és ezzel a szerződésszegés, vagy éppen a szerződéses késedelem elkerülése céljából is szükséges lehet a munkavállalóval történő haladéktalan kapcsolatfelvétel, a vele való azonnali írásos vagy szóbeli kommunikáció.
Az érdekmérlegelési teszttel érintett személyes adatok köre a következő:
- a munkavállaló e-mail címe, vezetékes és vagy mobil telefonszáma
A Társaságnak a fentiekben felsorolt célok elérése érdekében üzleti tevékenysége során számos esetben fordul elő, hogy munkavállalóit emailben vagy telefonon haladéktalanul értesítenie kell, vagy éppenséggel az érintett munkavállalóval a Társaság valamely üzleti tevékenységéből kifolyólag ugyancsak haladéktalanul szükséges kapcsolatot teremteni.
II. Az érintettek érdekei, elvárásai, alapjogok
Az Adatkezelő fentiekben részletesen megindokolt jogos gazdasági érdekei mellett az érintettnek az Alaptörvény 6. cikk (2) bekezdése alapján joga van személyes adatai védelméhez. A GDPR 1. cikk (2) bekezdése rögzíti, hogy a Rendelet védi a természetes személyek alapvető jogait és szabadságait.
Az érintett munkavállalónak a fentiek szerint védelmet élvező érdeke fűződik ahhoz, hogy:
- információs önrendelkezési jogát tiszteletben tartsák
- a magántitokhoz fűződő jogát tiszteletben tartsák
- az Adatkezelő az adatait csak a szükséges ideig tárolja, az Adatkezelő által megismert adatai sorsát nyomon követhesse, saját maga rendelkezhessen az adatai felett
- a megismert, megszerzett adatokat az Adatkezelő a fentiekben feltüntetett céltól eltérő célra – pl. más adatokkal összekapcsolásra – ne használja, azokat az érintett előtt nem ismert harmadik személy részére ne továbbítsa azokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhessen hozzá
- amennyiben az adatkezelési cél megszűnt, az Adatkezelő az adatokat haladéktalanul törölje
- az Adatkezelő az adatokat szükség esetén haladéktalanul helyesbítse
- az Adatkezelő a személyes adatai biztonsága érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtson végre
- Az Adatkezelőtől bármikor tájékoztatást kérhessen személyes adatai kezelésével kapcsolatban, valamint tiltakozhasson személyes adatai kezelése ellen továbbá kérhesse azok törlését
III. A kezelt adatok időtartama
Az Adatkezelő az I. pont alatt meghatározott személyes adatokat csak és kizárólag a munkaviszony létesítése és fenntartása alatt kezeli. A munkaviszony megszűnését (a szükséges igazolások és egyéb munkaügyi iratok kiadását és a felek egymással szembeni teljeskörű elszámolását) követően az Adatkezelő az érintett munkavállaló email címét és telefonszámát nyilvántartásaiból véglegesen törli.
IV. Biztosítékok
Az Adatkezelő számos – az alábbiakban felsorolt – biztosítékot, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedést nyújt az érintett személyek számára annak érdekében, hogy az esetlegesen okozott érdeksérelmet a lehető legkisebb mértékre csökkentse.
- Adatkezelő az érintett munkavállalót az email címe és telefonszáma jogos gazdasági érdeke céljából történő használatáról a Szabályzatban tájékoztatja, amely szabályzatot a munkavállaló megismert és tudomásul vett (ellenjegyzésével igazolt).
- Emellett az Adatkezelő a saját weboldalán www.gironde.hu, www.lorinhungary.hu, www.justhouseholds.hu elérhetőség alatt az „Érdekmérlegelési tesztek” menüpontban közzéteszi jelen érdekmérlegelési teszt eredményét ezáltal is tájékoztatva az érintett természetes személyeket.
- Az érdekmérlegelési tesztet az Adatkezelőtől független szakemberek készítették. Az Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet 2 évente felülvizsgálja és szükség szerint kiegészíti, korrigálja, ill. további garanciákat vezet be.
- A munkavállaló email címéhez és telefonszámához az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhet hozzá, ezeket az adatokat az Adatkezelő más személy részére sem belföldre, sem külföldre nem továbbítja, más adatokkal és nyilvántartásokkal össze nem kapcsolja, azokkal profilalkotást, automatizált döntéshozatalt nem végez, adatfeldolgozót nem vesz igénybe, a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket az adatok védelme érdekében meghozta.
- Az adatok törlése haladéktalanul megtörténik a munkavállaló munkaviszonyának megszűnését (a szükséges igazolások és egyéb munkaügyi iratok kiadását és a felek egymással szembeni teljeskörű elszámolását) követően.
- A munkavállaló bármikor tájékoztatást kérhet az Adatkezelő által kezelt, illetve (amennyiben van ilyen) az általa megbízott adatfeldolgozó révén feldolgozott adatairól, az adatfeldolgozó nevéről, címéről, az adatkezelés jogalapjáról, céljáról, időtartamáról, amely tájékoztatást az Adatkezelő a GDPR 12. cikk (3) bekezdésében rögzített 1 hónapos időtartamon belül biztosít az érintettnek
- Amennyiben az Adatkezelő által kezelt adatok hibásak, a valóságnak nem felelnek meg, vagy tévesek, a munkavállaló kérheti azok helyesbítését.
- A munkavállalók bármikor gyakorolhatják a GDPR-ben biztosított jogaikat (hozzáférés joga, helyesbítés és törlés joga, adatkezelés korlátozása, tiltakozás joga bővebben a Szabályzat V. pontjában) Az Adatkezelő ezen kérelmeket megvizsgálja és a fentebb említett 1 hónapon belül tájékoztatja az érintetteket, hogy kérésük teljesíthető-e. Amennyiben nem, az Adatkezelő közli az elutasítás jogi és ténybeli indokait, okait.
V. Az Adatkezelő jogos érdekének és az érintettek érdekeinek összevetése, az érdekmérlegelési teszt eredménye
Az érintett természetes személy munkavállalók I. pont alatt felsorolt személyes adatainak megismeréséhez és kezeléséhez az Adatkezelőnek az érdekmérlegelési tesztben fentebb kifejtettek szerint lényeges és egyértelmű jogos érdeke fűződik. Emellett az Adatkezelőnek nem áll rendelkezésére olyan más eszköz, alternatív megoldás, amelynek révén ezen személyes adatok kezelése nélkül is megvalósíthatóak lennének az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok.
Az érintett munkavállalóknak ugyancsak jelentős érdekük fűződik információs önrendelkezési joguk gyakorlásához, magánszférájuk és ezen belül az I. pont alatt felsorolt személyes adataik védelméhez. Társaságunk megítélése szerint ugyanakkor az érintett természetes személyek I. pont alatt felsorolt adatainak kezelése, azok Társaságunk megismerése nem okoz részükre nagyfokú sérelmet.
Az érintettek a Társaságunk által folytatott adatkezelés révén nem szembesülnek sem visszafordíthatatlan következményekkel, sem olyanokkal, amelyeket ne tudnának leküzdeni. Az adatkezelés lehetséges kockázatai következményeit illetően nem fenyegeti az érintetteket olyan veszély, amely az életüket veszélyeztetné, részükre jogosulatlan elbocsátást, vagy pénzügyi nehézséget eredményezne.
Az érdekmérlegelési teszt eredménye ennek megfelelően az, hogy Társaságunknak, mint Adatkezelőnek az érintett munkavállalók I. pontban felsorolt személyes adatainak kezeléséhez fűződő jogos érdekei elsőbbséget élveznek az érintett személyes adatai védelméhez fűződő érdekeivel szemben. Társaságunk adatkezelésének jogalapja fennáll, az adatkezelés szükséges és arányos, mivel nincs olyan más módszer, megoldás, amelynek eredményeképp az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok az I. pont alatt nevezett személyes adatok kezelése nélkül is megvalósíthatóak lennének. A Társaságunk által meghozott biztosítékok, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedések pedig az érintett munkavállalóknak okozott érdeksérelmet minimálisra csökkentik.
