A GIRONDE KFT ÉRDEKMÉRLEGELÉSI TESZJE A MUNKAVÁLLALÓK RÉSZÉRE BIZTOSÍTOTT CÉGES EMAIL FIÓK JOGSZERŰ HASZNÁLATÁHOZ

A GIRONDE Kft. (továbbiakban: Társaság/Adatkezelő) a munkavállalók egy része számára a munkaköri feladataik ellátásához céges email fiókot (továbbiakban: email fiók) biztosít. Az email fiók magáncélokra nem használható, a használat és az ellenőrzés részletes szabályai „Adatvédelmi tájékoztató munkavállalók részére” (továbbiakban: Szabályzat) megnevezésű okiratban kerültek rögzítésre.

I. A Társaság, mint adatkezelő jogos érdeke/az adatkezelés célja, az érintett természetes személyek és adatok köre

Az Adatkezelőnek a folyamatos internetelérés mellett a meghatározott munkakörben foglalkoztatott munkavállalók részére biztosított email fiók is nélkülözhetetlen az üzleti partnerekkel történő folyamatos kapcsolattartás, a termékáramlás biztosítása, a szerződések megkötése, teljesítése, a szerződések megkötését követően a Ptk. 6:62 §-ában rögzített együttműködési és tájékoztatási kötelezettség betartása és ezzel a szerződésszegés, vagy éppen a szerződéses késedelem elkerülése érdekében.

Ugyanakkor a fenti célok teljesítésével összefüggésben a munkavállalók részére biztosított email fiók ellenőrzéséhez az Adatkezelőnek az Európai Parlament és Tanács 2016/679 Rendeletének (továbbiakban: Rendelet/GDPR) 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján jogos érdeke fűződik – elsősorban adatbiztonság, munkaszervezési szempontok, a munkáltató üzleti titkainak óvása, a munkavállaló munkavégzési kötelezettségének teljesítésével összefüggő feladatai elvégzésének ellenőrzése: pl. az üzleti partnernek elküldésre került-e az adott ajánlat, vagy az üzleti partner részére szükséges információ kérés megválaszolásra került-e, vagy szerződéskötési szándékához kapcsolódó adatok anyagok stb. határidőben részére megküldésre kerültek-e.

Az ellenőrzés révén a munkavállaló bizonyos személyes adatai megismerésére nyílhat lehetősége az Adatkezelőnek.

Az érdekmérlegelési teszttel érintett személyes adatok köre a következő:

  • a szabályzatban rögzített tiltás ellenére folytatott magáncélú levelezés (és azok esetleges mellékleteinek) tartalma, a küldő vagy fogadó fél neve, e-mail címe esetleg egyéb további személyes adata

Az Adatkezelő üzleti tevékenysége során számos esetben fordul elő, hogy az email fiókkal rendelkező munkavállalóknak az érintett üzleti partnerrel emailben egyeztetniük szükséges.

Annak érdekében, hogy az érintett munkavállalóknak a fentiekben felsorolt személyes adatai megismerésének lehetősége a lehető legkisebbre csökkenjen az Adatkezelő részletes Szabályzatban rögzítette az email fiók használatának szabályait a magáncélú használat tiltását az ellenőrzés szabályait, amely rendelkezéseket, előírásokat, korlátozásokat a munkavállaló megismert és tudomásul vett (ellenjegyzésével igazolt).

Az ellenőrzés végzése során a Szabályzatban rögzített garanciák (részletesen felsorolva a biztosítékok pont alatt) kellő biztosítékot jelentenek a munkavállaló számára, hogy az Adatkezelő nem ismeri meg az email fiók használatához kapcsolódó személyes adataikat, vagy amennyiben részben bármit is ezen személyes adatok közül megismer az számára csak nagyon csekély érdeksérelmet okoz. Ennek érdekében az ellenőrzés csak az ahhoz szükséges személyes adatok megismerésére terjed ki, így amennyiben pl. az ellenőrzés során arra derül fény, hogy az adott email magánjellegű, (az email cím felépítéséből, az email tárgyából) az Adatkezelő nem tekinti meg az email tényleges tartalmát.

Mindezen tények alapján megállapítható, hogy az Adatkezelő az email fiók ellenőrzése során minden lehetséges eszközzel igyekszik elkerülni az érintett munkavállalók magánjellegű levelezéséhez kapcsolódó – fentiekben felsorolt – személyes adatok bármelyikének megismerését, amennyiben erre mégis sor kerül (pl. mert a munkavállaló a magánjellegű használat tiltása ellenére folytatott magáncélú levelezést) az minden esetben csak a legszükségesebb körre korlátozódik.

II. Az érintettek érdekei, elvárásai, alapjogok

Az Adatkezelő fentiekben részletesen megindokolt jogos érdekei mellett az érintettnek az Alaptörvény 6. cikk (2) bekezdése alapján joga van személyes adatai védelméhez. A GDPR 1. cikk (2) bekezdése rögzíti, hogy a Rendelet védi a természetes személyek alapvető jogait és szabadságait.

Az érintett jogi személy üzleti partnereknél és egyéni vállalkozóknál kapcsolattartásra kijelölt természetes személynek a fentiek szerint védelmet élvező érdeke fűződik ahhoz, hogy:

  • információs önrendelkezési jogát tiszteletben tartsák
  • a magántitokhoz és a levéltitokhoz fűződő jogát tiszteletben tartsák
  • az Adatkezelő az adatait csak a szükséges ideig tárolja, az Adatkezelő által megismert adatai sorsát nyomon követhesse, saját maga rendelkezhessen az adatai felett
  • a megismert, megszerzett adatokat az Adatkezelő a fentiekben feltüntetett céltól eltérő célra – pl. más adatokkal összekapcsolásra – ne használja, azokat az érintett előtt nem ismert harmadik személy részére ne továbbítsa azokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhessen hozzá
  • amennyiben az adatkezelési cél megszűnt, az Adatkezelő az adatokat haladéktalanul törölje
  • az Adatkezelő az adatokat szükség esetén haladéktalanul helyesbítse
  • az Adatkezelő a személyes adatai biztonsága érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtson végre
  • Az Adatkezelőtől bármikor tájékoztatást kérhessen személyes adatai kezelésével kapcsolatban, valamint tiltakozhasson személyes adatai kezelése ellen továbbá kérhesse azok törlését

III. A kezelt adatok időtartama

Az Adatkezelő az I. pont alatt meghatározott személyes adatokat főszabály szerint az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek kiállításától számított 5 évig kezeli. Az Adatkezelő az 5 éves adatkezelési időtartam meghatározásánál a Ptk. 6:22 §-ában meghatározott általános elévülési idő 5 éves időtartamát vette figyelembe.

Az 5 éves adatkezelési időtartam oka, hogy amennyiben az érintett munkavállaló ellenőrzéséből kifolyólag a munkaszerződés alatt vagy annak megszűnését követően az általános elévülési időn belül jogvita támad, az Adatkezelőnek bizonyítania kell tudnia az adott jogvita elbírálásánál, hogy jogszerűen járt el az ellenőrzés során.

Ahhoz, hogy az Adatkezelő mindezeket bizonyítani tudja, nélkülözhetetlen, hogy az adott igény elévülésének időpontjáig rendelkezzen az ellenőrzésről felvett jegyzőkönyvekkel. Ezek a jegyzőkönyvek szükségszerűen tartalmazhatják – legalább részben – az érintett munkavállaló I. pont alatt felsorolt és megismert személyes adatait.

IV. Biztosítékok

Az Adatkezelő számos – az alábbiakban felsorolt – biztosítékot, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedést nyújt az érintett személyek számára annak érdekében, hogy az esetlegesen okozott érdeksérelmet a lehető legkisebb mértékre csökkentse.

  • Adatkezelő az érintett munkavállalót az email használat ellenőrzéséről, annak menetéről, a magáncélú használat tiltásáról a szabályzat útján mindenre kiterjedően tájékoztatja, amely szabályzatot a munkavállaló megismert és tudomásul vett (ellenjegyzésével igazolt).
  • Emellett az Adatkezelő a saját weboldalán www.gironde.hu, www.lorinhungary.hu, www.justhouseholds.hu elérhetőség alatt az „Érdekmérlegelési tesztek” menüpontban közzéteszi jelen érdekmérlegelési teszt eredményét ezáltal is tájékoztatva az érintett természetes személyeket.
  • Az érdekmérlegelési tesztet az Adatkezelőtől független szakemberek készítették. Az Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet 2 évente felülvizsgálja és szükség szerint kiegészíti, korrigálja, ill. további garanciákat vezet be.
  • Az ellenőrzés időpontjáról az Adatkezelő legalább 24 órával korábban értesíti az érintett munkavállalót.
  • Az ellenőrzést csak a szabályzatban meghatározott jogosultsággal rendelkező – munkavállaló előtt is ismert – személy végezheti.
  • Az eljárás (ellenőrzés) folyamán végig biztosított a munkavállaló személyes jelenléte, aktív közreműködése (ő nyitja meg az email fiók tartalmát)
  • Az Adatkezelő az email fiók ellenőrzésére nem használ kémprogramot, vagy más egyéb rejtett megfigyelést, ellenőrzést lehetővé tévő programot.
  • Az ellenőrzésről felvett jegyzőkönyveket a megsemmisítésig (papír alapon) az Adatkezelő a székhelyén zárható szekrényben tárolja és csak a jogosultsággal rendelkező személyek részére teszi hozzáférhetővé.
  • Az adatok törlése haladéktalanul megtörténik a fentiekben meghatározott elévülési határidő letelte után.
  • Az érdekmérlegelési teszttel érintett adatokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhet hozzá, ezeket az adatokat az Adatkezelő más személy részére sem belföldre, sem külföldre nem továbbítja, más adatokkal és nyilvántartásokkal össze nem kapcsolja, azokkal profilalkotást, automatizált döntéshozatalt nem végez, adatfeldolgozót nem vesz igénybe, a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket az adatok védelme érdekében meghozta.
  • A munkavállaló bármikor tájékoztatást kérhet az Adatkezelő által kezelt, illetve (amennyiben van ilyen) az általa megbízott adatfeldolgozó révén feldolgozott adatairól, az adatfeldolgozó nevéről, címéről, az adatkezelés jogalapjáról, céljáról, időtartamáról, amely tájékoztatást az Adatkezelő a GDPR 12. cikk (3) bekezdésében rögzített 1 hónapos időtartamon belül biztosít az érintettnek
  • Amennyiben az Adatkezelő által kezelt adatok hibásak, a valóságnak nem felelnek meg, vagy tévesek, a munkavállaló kérheti azok helyesbítését.
  • A munkavállalók bármikor gyakorolhatják a GDPR-ben biztosított jogaikat (hozzáférés joga, helyesbítés és törlés joga, adatkezelés korlátozása, tiltakozás joga bővebben a Szabályzat V. pontjában) Az Adatkezelő ezen kérelmeket megvizsgálja és a fentebb említett 1 hónapon belül tájékoztatja az érintetteket, hogy kérésük teljesíthető-e. Amennyiben nem, az Adatkezelő közli az elutasítás jogi és ténybeli indokait, okait.

V. Az Adatkezelő jogos érdekének és az érintettek érdekeinek összevetése, az érdekmérlegelési teszt eredménye

Az érintett természetes személy munkavállalók I. pont alatt felsorolt személyes adatainak megismeréséhez és kezeléséhez az Adatkezelőnek az érdekmérlegelési tesztben fentebb kifejtettek szerint lényeges és egyértelmű jogos érdeke fűződik. Emellett az Adatkezelőnek nem áll rendelkezésére olyan más eszköz, alternatív megoldás, amelynek révén ezen személyes adatok kezelése nélkül is megvalósíthatóak lennének az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok.

Az érintett munkavállalóknak ugyancsak jelentős érdekük fűződik információs önrendelkezési joguk gyakorlásához, magánszférájuk és ezen belül az I. pont alatt felsorolt személyes adataik magán és levéltitkaik védelméhez. Társaságunk megítélése szerint ugyanakkor az érintett természetes személyek I. pont alatt felsorolt adatainak kezelése, azok Társaságunk általi korlátozott megismerése nem okoz részükre nagyfokú sérelmet.
Az érintettek a Társaságunk által folytatott adatkezelés révén nem szembesülnek sem visszafordíthatatlan következményekkel, sem olyanokkal, amelyeket ne tudnának leküzdeni. Az adatkezelés lehetséges kockázatai következményeit illetően nem fenyegeti az érintetteket olyan veszély, amely az életüket veszélyeztetné, részükre jogosulatlan elbocsátást, vagy pénzügyi nehézséget eredményezne.

Az érdekmérlegelési teszt eredménye ennek megfelelően az, hogy Társaságunknak, mint Adatkezelőnek az érintett munkavállalók I. pontban felsorolt személyes adatainak kezeléséhez fűződő jogos érdekei elsőbbséget élveznek az érintett személyes adatai védelméhez fűződő érdekeivel szemben. Társaságunk adatkezelésének jogalapja fennáll, az adatkezelés szükséges és arányos, mivel nincs olyan más módszer, megoldás, amelynek eredményeképp az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok az I. pont alatt nevezett személyes adatok kezelése nélkül is megvalósíthatóak lennének. A Társaságunk által meghozott biztosítékok, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedések pedig az érintett munkavállalóknak okozott érdeksérelmet minimálisra csökkentik.