A GIRONDE KFT ÉRDEKMÉRLEGELÉSI TESZJE A MUNKAVÁLLALÓK RÉSZÉRE BIZTOSÍTOTT CÉGES MOBILTELEFON JOGSZERŰ HASZNÁLATÁHOZ

A GIRONDE Kft. (továbbiakban: Társaság/Adatkezelő) a munkavállalók egy része számára a munkaköri feladataik ellátásához céges mobiltelefont (továbbiakban: mobiltelefon) biztosít. A mobiltelefon magáncélokra is használható az „Adatvédelmi tájékoztató munkavállalók részére” (továbbiakban: Szabályzat) megnevezésű okiratban meghatározott korlátozásokkal.

I. A Társaság, mint adatkezelő jogos érdeke/az adatkezelés célja, az érintett természetes személyek és adatok köre

Az Adatkezelőnek az érintett munkavállaló részére biztosított mobiltelefon nélkülözhetetlen az üzleti partnerekkel történő folyamatos kapcsolattartás, a termékáramlás biztosítása, a szerződések megkötése, teljesítése, a szerződések megkötését követően a Ptk. 6:62 §-ában rögzített együttműködési és tájékoztatási kötelezettség betartása és ezzel a szerződésszegés, vagy éppen a szerződéses késedelem elkerülése érdekében.

Ugyanakkor a fenti célok teljesítésével összefüggésben a munkavállalók mobiltelefon használatának ellenőrzéséhez az Adatkezelőnek az Európai Parlament és Tanács 2016/679 Rendeletének (továbbiakban: Rendelet/GDPR) 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján jogos érdeke fűződik többek között az adatbiztonság, munkaszervezési szempontok, valamint annak ellenőrzése, hogy a munkavállaló tiszteletben tartja-e magán és szolgálati célú telefonbeszélgetésre vonatkozó szabályokat. A szabályzat rendelkezéseinek (tiltott oldalak felkeresésének betartása) ellenőrzése, vagy éppen annak megállapítása, hogy melyik munkatárs nyitott meg olyan oldalt a tiltás ellenére, ahonnan az interneteléréssel is rendelkező (okostelefonra) vírusfertőzés vagy más kártékony fájl, alkalmazás került.

Az ellenőrzés révén a munkavállaló bizonyos személyes adatai megismerésére nyílhat lehetősége az Adatkezelőnek.

Az érdekmérlegelési teszttel érintett személyes adatok köre a következő:

• a telefonbeszélgetések tartalma, a magáncélból hívott felek neve, telefonszáma, a hívás időpontja, tartama
• a munkavállaló által meglátogatott weboldalak neve,
• a mobiltelefonra rögzített és lementett információk (pl. elmentett felhasználónév, jelszó)
• a munkavállaló által meglátogatott oldalak gyakorisága
• egyéb online azonosítók

Az Adatkezelő üzleti tevékenysége során számos esetben fordul elő, amikor az érintett munkavállalóknak akár az érintett üzleti partnerrel megkötött szerződéssel kapcsolatosan, akár a más körülménnyel összefüggésben a mobiltelefon használat szükséges.

Annak érdekében, hogy az érintett munkavállalóknak a fentiekben felsorolt személyes adatai megismerésének lehetősége a lehető legkisebbre csökkenjen az Adatkezelő részletes Szabályzatban rögzítette a mobiltelefon használatának korlátait (a tiltott oldalakat) az ellenőrzés szabályait, amely rendelkezéseket, előírásokat, korlátozásokat a munkavállaló megismert és tudomásul vett (aláírásával igazolt).

Az ellenőrzés végzése során a Szabályzatban rögzített garanciák (részletesen felsorolva a biztosítékok pont alatt) kellő biztosítékot jelentenek a munkavállaló számára, hogy az Adatkezelő nem ismeri meg a mobiltelefon használathoz kapcsolódó személyes adatait, vagy amennyiben részben bármit is ezen személyes adatok közül megismer az számára csak nagyon csekély érdeksérelmet okoz. Ennek érdekében pl. a telefonbeszélgetések ellenőrzése során a Munkáltató a havi számlarészletezőt úgy tekinti át, hogy a hívásrészletezőből az érintett munkavállaló a magáncélból hívott számokat felismerhetetlenné teheti. Ehhez a Munkáltató a telefon – előzetesen meg nem ismert – híváslistáját lezárt borítékban adja át a munkavállalónak.

Mindezen intézkedések alapján megállapítható, hogy az Adatkezelő az ellenőrzés során minden lehetséges eszközzel igyekszik elkerülni az érintett munkavállalók mobiltelefon használatához kapcsolódó – fentiekben felsorolt – személyes adatai bármelyikének megismerését, amennyiben erre mégis sor kerül (pl. mert a munkavállaló tiltott oldalakat tekintett meg) az minden esetben csak a legszükségesebb körre korlátozódik.

II. Az érintettek érdekei, elvárásai, alapjogok

Az Adatkezelő fentiekben részletesen megindokolt jogos érdekei mellett az érintettnek az Alaptörvény 6. cikk (2) bekezdése alapján joga van személyes adatai védelméhez. A GDPR 1. cikk (2) bekezdése rögzíti, hogy a Rendelet védi a természetes személyek alapvető jogait és szabadságait.

A céges mobiltelefont használó munkavállalóknak a fentiek szerint védelmet élvező érdeke fűződik ahhoz, hogy:

• információs önrendelkezési jogát tiszteletben tartsák, személyiségi jogai védelme biztosított legyen, az Adatkezelő ne szerezhessen arról tudomást, hogy a munkavállaló magáncélból kit és mikor hívott fel
• hangfelvételhez való jogát (azaz, hogy tudta és beleegyezése nélkül az Adatkezelő ne készíthessen felvételt az általa folytatott beszélgetésekről)
• az Adatkezelő az adatait csak a szükséges ideig tárolja, az Adatkezelő által megismert adatai sorsát nyomon követhesse, saját maga rendelkezhessen az adatai felett
• a megismert, megszerzett adatokat az Adatkezelő a fentiekben feltüntetett céltól eltérő célra – pl. más adatokkal összekapcsolásra – ne használja, azokat az érintett előtt nem ismert harmadik személy részére ne továbbítsa, azokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhessen hozzá
• amennyiben az adatkezelési cél megszűnt, az Adatkezelő az adatokat haladéktalanul törölje
• az Adatkezelő az adatokat szükség esetén haladéktalanul helyesbítse
• az Adatkezelő a személyes adatai biztonsága érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtson végre
• Az Adatkezelőtől bármikor tájékoztatást kérhessen személyes adatai kezelésével kapcsolatban, valamint tiltakozhasson személyes adatai kezelése ellen továbbá kérhesse azok törlését

III. A kezelt adatok időtartama

Az Adatkezelő az I. pont alatt meghatározott személyes adatokat főszabály szerint az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek kiállításától számított 5 évig kezeli. Az Adatkezelő az 5 éves adatkezelési időtartam meghatározásánál a Ptk. 6:22 §-ában meghatározott általános elévülési idő 5 éves időtartamát vette figyelembe.

Az 5 éves adatkezelési időtartam oka, hogy amennyiben az érintett munkavállaló ellenőrzéséből kifolyólag a munkaszerződés alatt vagy annak megszűnését követően az általános elévülési időn belül jogvita támad, az Adatkezelőnek bizonyítania kell tudnia az adott jogvita elbírálásánál, hogy jogszerűen járt el az ellenőrzés során.

Ahhoz, hogy az Adatkezelő mindezeket bizonyítani tudja, nélkülözhetetlen, hogy rendelkezzen az adott igény elévülésének időpontjáig az ellenőrzésről felvett jegyzőkönyvekkel. Ezek a jegyzőkönyvek szükségszerűen tartalmazhatják – legalább részben – az érintett munkavállaló I. pont alatt felsorolt és megismert személyes adatait.

IV. Biztosítékok

Az Adatkezelő számos – az alábbiakban felsorolt – biztosítékot, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedést nyújt az érintett személyek számára annak érdekében, hogy az esetlegesen okozott érdeksérelmet a lehető legkisebb mértékűre csökkentse.

• Adatkezelő az érintett munkavállalót a mobiltelefon használat ellenőrzéséről, annak menetéről, a magáncélú használat korlátairól a szabályzat útján mindenre kiterjedően tájékoztatja, amely szabályzatot a munkavállaló megismert és tudomásul vett (aláírásával igazolt).
• Emellett az Adatkezelő a saját weboldalán gironde.hu, www.lorinhungary.hu, www.justhouseholds.hu elérhetőség alatt az „Érdekmérlegelési tesztek” menüpontban közzéteszi jelen érdekmérlegelési teszt eredményét ezáltal is tájékoztatva az érintett természetes személyeket.
• Az érdekmérlegelési tesztet az Adatkezelőtől független szakemberek készítették. Az Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet 2 évente felülvizsgálja és szükség szerint kiegészíti, korrigálja, ill. további garanciákat vezet be.
• Az ellenőrzés időpontjáról az Adatkezelő legalább 24 órával korábban értesíti az érintett munkavállalót.
• Az ellenőrzést csak a szabályzatban meghatározott jogosultsággal rendelkező – munkavállaló előtt is ismert – személy végezheti.
• Az eljárás (ellenőrzés) folyamán végig biztosított a munkavállaló személyes jelenléte, aktív közreműködése (ő bonthatja fel a híváslistát és számlát tartalmazó szolgáltatói borítékot)
• Az Adatkezelő a mobiltelefonon folytatott munkavállalói beszélgetések rögzítésére nem használ hangfelvevő vagy kémprogramot, illetve más egyéb rejtett lehallgatást, ellenőrzést lehetővé tévő programot.
• Az adatok törlése haladéktalanul megtörténik a fentiekben meghatározott elévülési határidő letelte után.
• Az érdekmérlegelési teszttel érintett adatokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhet hozzá, ezeket az adatokat az Adatkezelő más személy részére sem belföldre, sem külföldre nem továbbítja, más adatokkal és nyilvántartásokkal össze nem kapcsolja, azokkal profilalkotást, automatizált döntéshozatalt nem végez, adatfeldolgozót nem vesz igénybe, a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket az adatok védelme érdekében meghozta.
• A munkavállaló bármikor tájékoztatást kérhet az Adatkezelő által kezelt, illetve (amennyiben van ilyen) az általa megbízott adatfeldolgozó révén feldolgozott adatairól, az adatfeldolgozó nevéről, címéről, az adatkezelés jogalapjáról, céljáról, időtartamáról, amely tájékoztatást az Adatkezelő a GDPR 12. cikk (3) bekezdésében rögzített 1 hónapos időtartamon belül biztosít az érintettnek.
• Amennyiben az Adatkezelő által kezelt adatok hibásak, a valóságnak nem felelnek meg, vagy tévesek, a munkavállaló kérheti azok helyesbítését.
• A munkavállalók bármikor gyakorolhatják a GDPR-ben biztosított jogaikat (hozzáférés joga, helyesbítés és törlés joga, adatkezelés korlátozása, tiltakozás joga bővebben a Szabályzat V. pontjában). Az Adatkezelő ezen kérelmeket megvizsgálja és a fentebb említett 1 hónapon belül tájékoztatja az érintetteket, hogy kérésük teljesíthető-e. Amennyiben nem, az Adatkezelő közli az elutasítás jogi és ténybeli indokait, okait.

V. Az Adatkezelő jogos érdekének és az érintettek érdekeinek összevetése, az érdekmérlegelési teszt eredménye

Az érintett természetes személy munkavállalók számára a munkaköri feladataik ellátásához biztosított céges mobiltelefon ellenőrzéséhez az Adatkezelőnek az érdekmérlegelési tesztben fentebb kifejtettek szerint lényeges és egyértelmű jogos érdeke fűződik. Emellett az Adatkezelőnek nem áll rendelkezésére olyan más eszköz, alternatív megoldás, amelynek révén megvalósíthatóak lennének az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok.

Az érintett munkavállalóknak ugyancsak jelentős érdekük fűződik információs önrendelkezési joguk gyakorlásához, magánszférájuk és ezen belül az I. pont alatt felsorolt személyes adataik védelméhez.

Az érintettek az Adatkezelő által folytatott adatkezelés révén nem szembesülnek sem visszafordíthatatlan következményekkel, sem olyanokkal, amelyeket ne tudnának leküzdeni. Az adatkezelés lehetséges kockázatai következményeit illetően nem fenyegeti az érintetteket olyan veszély, amely az életüket veszélyeztetné, részükre jogosulatlan elbocsátást, vagy pénzügyi nehézséget eredményezne.

Az érdekmérlegelési teszt eredménye ennek megfelelően az, hogy az Adatkezelőnek az egyes munkavállalók számára a munkaköri feladataik ellátásához biztosított céges mobiltelefon ellenőrzéséhez fűződő jogos érdekei elsőbbséget élveznek az érintett személyes adatai védelméhez fűződő érdekeivel szemben. Az Adatkezelő adatkezelésének jogalapja fennáll, az adatkezelés szükséges és arányos, mivel nincs olyan más módszer, megoldás, amelynek eredményeképp az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok megvalósíthatóak lennének. Az Adatkezelő által meghozott biztosítékok, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedések pedig az érintett munkavállalóknak okozott érdeksérelmet minimálisra csökkentik.