A GIRONDE KFT ÉRDEKMÉRLEGELÉSI TESZJE GÉPJÁRMŰ GPS ELLENŐRZÉSÉHEZ
A GIRONDE Kft. (továbbiakban: Társaság/Adatkezelő) által gyártott termékek forgalmazását (elszállítását), az érintett munkavállalók (gépkocsivezetők) a Társaság tulajdonát képező gépjárművekkel látják el. A gépjárművek magáncélra egyáltalán nem használhatóak, a magáncélú használat tiltása egyaránt vonatkozik a munkavállaló szabadságon, táppénzen stb. tartózkodásának időtartamára is.
A magáncélú használat tilalma alapján tilos az indokolatlan eltérés az munkáltatói utasítástól, útvonaltervtől, fuvarlevéltől, menetlevéltől. A Munkáltató által üzemeltetett bel és külföldi áruszállításra szolgáló gépjárművek GPS nyomkövetővel és az útdíj megfizetéshez szükséges fedélzeti eszközzel (OBU) vannak ellátva. Az Adatkezelő előfizetése alapján üzemelő GPS és OBU rendszer ki és bekapcsolására sem a járművezetőnek, sem az Adatkezelőnek nincs lehetősége.
I. A Társaság, mint adatkezelő jogos érdeke/az adatkezelés célja, az érintett természetes személyek és adatok köre
A GPS rendszer alkalmazása egyrészt vagyonvédelmi célokat szolgál azáltal, hogy a gépjármű ellopása esetén a gépjárművön lévő áruk, termékek, ill. maga a gépjármű nyomon követhetősége biztosított maradjon. Másrészt a GPS nyomkövető hatékony eszköz logisztikai és munkaszervezési szempontok, (pl. ennek révén nem igényel személyes közreműködést az adott gépjármű útdíj megfizetésének lebonyolítása) valamint a Munkáltató üzleti érdekeinek védelme kapcsán is.
A GPS nyomkövető által közvetített adatokat csak a Munkáltató erre jogosított munkavállalói és a GPS rendszer kiépítését és üzemeltetését, valamint az útdíj megfizetését bevallási közreműködőként ellátó biztonságtechnikai cég, mint adatfeldolgozó jogosultsággal rendelkező alkalmazottai ismerhetik meg. Az Adatkezelő az üzemeltető cég által biztosított online felületen tudja nyomon követni a gépjárművek aktuális helyzetét.
A gépjármű GPS ellenőrzés szabályairól, feltételeiről az érintett munkavállalók az „Adatvédelmi tájékoztató munkavállalók részére” (továbbiakban: Szabályzat) – aláírásukkal igazolva – kapnak részletes tájékoztatást.
A gépjármű ellenőrzés révén a munkavállaló bizonyos személyes adatai megismerésére nyílhat lehetősége az Adatkezelőnek.
Az érdekmérlegelési teszttel érintett személyes adatok köre a következő:
- gépkocsi azonosító adatai, a sofőr neve, a menetlevélen szereplő összes adat (megtett kilométer, milyen árut szállított, hányszor állt meg, tankolások, üzemanyag norma stb.) a sofőr munkaidő alatt megismerhető tartózkodási adatai.
A magánszféra sérelmének elkerülése érdekében az Adatkezelő megtiltotta a gépkocsik magáncélú használatát és ezzel minimalizálta a magáncélú használathoz kapcsolódó személyes adatok kezelésének a lehetőségét.
A munkavállaló jelenlétében lefolytatott ellenőrzésről, annak eredményéről jegyzőkönyv készül, amelyet a jelenlévő személyek aláírásukkal látnak el.
Mindezen tények alapján megállapítható, hogy az Adatkezelő a gépjárművek GPS ellenőrzését – a magánszféra, a munkavállaló emberi méltóságának és személyiségi jogainak védelme érdekében – vagyonvédelmi, logisztikai, munkaszervezési szempontok alapján a munkavégzéssel összefüggésben végzi a magáncélú használat egyidejű tiltása mellett, amelynek köszönhetően minimalizálta a magáncélú használathoz kapcsolódó személyes adatok kezelésének a lehetőségét.
II. Az érintettek érdekei, elvárásai, alapjogok
Az Adatkezelő fentiekben részletesen megindokolt jogos érdekei mellett az érintettnek az Alaptörvény 6. cikk (2) bekezdése alapján joga van személyes adatai védelméhez. A GDPR 1. cikk (2) bekezdése rögzíti, hogy a Rendelet védi a természetes személyek alapvető jogait és szabadságait.
Az érintett munkavállalóknak védelmet élvező érdeke fűződik ahhoz, hogy:
- információs önrendelkezési jogát tiszteletben tartsák
- magánszférájához, emberi méltóságához fűződő jogát tiszteletben tartsák
- az ellenőrzést csak az arra jogosult személyek végezhessék, az adatok csak szűk kör részére váljanak megismerhetővé
- az Adatkezelő az adatait csak a szükséges ideig tárolja, az Adatkezelő által megismert adatai sorsát nyomon követhesse, saját maga rendelkezhessen az adatai felett
- a megismert, megszerzett adatokat az Adatkezelő a fentiekben feltüntetett céltól eltérő célra – pl. más adatokkal összekapcsolásra – ne használja, azokat az érintett előtt nem ismert harmadik személy részére ne továbbítsa azokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhessen hozzá
- amennyiben az adatkezelési cél megszűnt, az Adatkezelő az adatokat haladéktalanul törölje
- az Adatkezelő az adatokat szükség esetén haladéktalanul helyesbítse
- az Adatkezelő a személyes adatai biztonsága érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtson végre
- Az Adatkezelőtől bármikor tájékoztatást kérhessen személyes adatai kezelésével kapcsolatban, valamint tiltakozhasson személyes adatai kezelése ellen továbbá kérhesse azok törlését
III. A kezelt adatok időtartama
Az Adatkezelő az I. pont alatt meghatározott személyes adatokat főszabály szerint az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek kiállításától számított 5 évig kezeli. Az Adatkezelő az 5 éves adatkezelési időtartam meghatározásánál a Ptk. 6:22 §-ában meghatározott általános elévülési idő 5 éves időtartamát vette figyelembe.
Az 5 éves adatkezelési időtartam oka, hogy amennyiben az érintett munkavállaló ellenőrzéséből kifolyólag a munkaszerződés alatt vagy annak megszűnését követően az általános elévülési időn belül jogvita támad, az Adatkezelőnek bizonyítania kell tudnia az adott jogvita elbírálásánál, hogy jogszerűen járt el az ellenőrzés során.
Ahhoz, hogy az Adatkezelő mindezeket bizonyítani tudja, nélkülözhetetlen, hogy az adott igény elévülésének időpontjáig rendelkezzen az ellenőrzésről felvett jegyzőkönyvekkel. Ezek a jegyzőkönyvek szükségszerűen tartalmazhatják – legalább részben – az érintett munkavállaló I. pont alatt felsorolt és megismert személyes adatait.
IV. Biztosítékok
Az Adatkezelő számos – az alábbiakban felsorolt – biztosítékot, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedést nyújt az érintett személyek számára annak érdekében, hogy az esetlegesen okozott érdeksérelmet a lehető legkisebb mértékre csökkentse.
- Adatkezelő az érintett munkavállalót a gépjármű GPS ellenőrzésről, annak menetéről, az „Adatvédelmi tájékoztató munkavállalók részére” megnevezésű Szabályzatban mindenre kiterjedően tájékoztatja, amely tájékoztatást a munkavállaló megismert és tudomásul vett (ellenjegyzésével igazolt).
- Emellett az Adatkezelő a saját weboldalán www.gironde.hu, www.lorinhungary.hu, www.justhouseholds.hu elérhetőség alatt az „Érdekmérlegelési tesztek” menüpontban közzéteszi jelen érdekmérlegelési teszt eredményét ezáltal is tájékoztatva az érintett természetes személyeket.
- Az érdekmérlegelési tesztet az Adatkezelőtől független szakemberek készítették. Az Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet 2 évente felülvizsgálja és szükség szerint kiegészíti, korrigálja, ill. további garanciákat vezet be.
- Az ellenőrzést csak az Adatkezelő ügyvezetője, vagy az által kijelölt személy végezheti.
- Az adatok törlése haladéktalanul megtörténik a fentiekben meghatározott elévülési határidő letelte után.
- Az érdekmérlegelési teszttel érintett adatokhoz az Adatkezelőnél csak szűk személyi kör férhet hozzá, ezeket az adatok csak a Szabályzatban megnevezett adatfeldolgozók részére hozzáférhetők, más adatokkal és nyilvántartásokkal össze nem kapcsoltak, azokkal profilalkotás, automatizált döntéshozatal nem történik, a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket az adatok védelme érdekében megtörténtek.
- Az ellenőrzésről felvett jegyzőkönyveket a megsemmisítésig (papír alapon) az Adatkezelő a székhelyén zárható szekrényben tárolja és csak a jogosultsággal rendelkező személyek részére teszi hozzáférhetővé.
- A munkavállaló bármikor tájékoztatást kérhet az Adatkezelő által kezelt, illetve (amennyiben van ilyen) az általa megbízott adatfeldolgozó révén feldolgozott adatairól, az adatfeldolgozó nevéről, címéről, az adatkezelés jogalapjáról, céljáról, időtartamáról, amely tájékoztatást az Adatkezelő a GDPR 12. cikk (3) bekezdésében rögzített 1 hónapos időtartamon belül biztosít az érintettnek
- Amennyiben az Adatkezelő által kezelt adatok hibásak, a valóságnak nem felelnek meg, vagy tévesek, a munkavállaló kérheti azok helyesbítését.
- A munkavállalók bármikor gyakorolhatják a GDPR-ben biztosított jogaikat (hozzáférés joga, helyesbítés és törlés joga, adatkezelés korlátozása, tiltakozás joga bővebben a Szabályzat V. pontjában). Az Adatkezelő ezen kérelmeket megvizsgálja és a fentebb említett 1 hónapon belül tájékoztatja az érintetteket, hogy kérésük teljesíthető-e. Amennyiben nem, az Adatkezelő közli az elutasítás jogi és ténybeli indokait, okait.
V. Az Adatkezelő jogos érdekének és az érintettek érdekeinek összevetése, az érdekmérlegelési teszt eredménye
Az érintett természetes személy munkavállalók I. pont alatt felsorolt személyes adatainak megismeréséhez és kezeléséhez az Adatkezelőnek az érdekmérlegelési tesztben fentebb kifejtettek szerint lényeges és egyértelmű jogos érdeke fűződik. Emellett az Adatkezelőnek figyelemmel a célhoz kötött adatkezelés elvére nem áll rendelkezésére olyan más eszköz, alternatív megoldás, amelynek révén ezen személyes adatok kezelése nélkül is megvalósíthatóak lennének az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok.
Az érintett munkavállalóknak ugyancsak jelentős érdekük fűződik információs önrendelkezési joguk gyakorlásához, magánszférájuk és ezen belül az I. pont alatt felsorolt személyes adataik magántitkaik védelméhez. Társaságunk megítélése szerint ugyanakkor az érintett természetes személyek I. pont alatt felsorolt adatainak kezelése, azok Társaságunk általi korlátozott megismerése nem okoz részükre nagyfokú sérelmet.
Az érintettek a Társaságunk által folytatott adatkezelés révén nem szembesülnek sem visszafordíthatatlan következményekkel, sem olyanokkal, amelyeket ne tudnának leküzdeni. Az adatkezelés lehetséges kockázatai következményeit illetően nem fenyegeti az érintetteket olyan veszély, amely az életüket veszélyeztetné, részükre jogosulatlan elbocsátást, vagy pénzügyi nehézséget eredményezne.
Az érdekmérlegelési teszt eredménye ennek megfelelően az, hogy Társaságunknak, mint Adatkezelőnek az érintett munkavállalók I. pontban felsorolt személyes adatainak kezeléséhez fűződő jogos érdekei elsőbbséget élveznek az érintett személyes adatai védelméhez fűződő érdekeivel szemben. Társaságunk adatkezelésének jogalapja fennáll, az adatkezelés szükséges és arányos, mivel nincs olyan más módszer, megoldás, amelynek eredményeképp az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges célok az I. pont alatt nevezett személyes adatok kezelése nélkül is megvalósíthatóak lennének. A Társaságunk által meghozott biztosítékok, adatvédelmi és adatbiztonsági intézkedések pedig az érintett munkavállalóknak okozott érdeksérelmet minimálisra csökkentik.
